Secretariële en administratieve functies

Alle interviews in de functiegroep Administratief & Secretarieel vind je hieronder.

Secretaresse met kop koffie in de hand Wat doet een secretaresse - Het werk als afdeling secretaresse bij een grote uitgever is heel divers. Van de telefoon opnemen tot contractbeheer of het organiseren van evenementen.

Wat houden administratieve functies in?

Werken als administratief medewerker, als secretaresse of achter de receptie betekent dat je op je best bent in een ondersteunende rol. Waarbij alles draait om servicegerichtheid, zorgvuldigheid en klantvriendelijkheid. Jij bent geboren om het anderen makkelijker te maken.

Ondersteunend aan mens en organisatie

Als je werkt in de administratie ben je ondersteunend aan management of directie, een afdeling of een bedrijfsonderdeel. In het geval van een baan als receptionist(e) ben je zelfs ondersteunend aan de gehele organisatie.

Afhankelijk van de producten of diensten van een organisatie zijn er aanvullende vaardigheden die gevraagd kunnen worden, zoals technisch inzicht voor het lezen van bouwtekeningen.

Verschil tussen een administratief medewerker en een administrateur

Een administratief medewerker is niet hetzelfde als een administrateur. Dat laatste is namelijk het hoofd van de administratie van een bedrijf, stichting of vereniging. En is verantwoordelijk voor alle administratieve deelgebieden van een organisatie, zoals boekhouding, personeelsadministratie en salarisadministratie.

Bij grotere organisaties zijn deze gebieden vaak onderverdeeld in verschillende afdelingen en rollen, zoals de HR medewerker die de personeels- en salarisadministratie bijhoudt.

Wat ga je doen als administratief medewerker?

Het vakgebied administratie is dus tweeledig. Je werkt ondersteunend aan mensen, zoals; management, directie of bestuur. Maar ook alle mensen op een afdeling kunnen je werkgebied zijn, bijvoorbeeld als afdelingssecretaresse. Of je werkt uitvoerend als administratieve ondersteuning van een bedrijfsonderdeel, bijvoorbeeld het debiteuren- en crediteurenbeheer.

Als secretaresse zijn je kerntaken onder andere:

  • het beheren van de agenda’s;
  • verzorgen van inkomende- en uitgaande post;
  • verzorgen van correspondentie met collega’s, klanten en leveranciers;
  • opmaken van contracten of facturen;
  • bestellingen doen en in ontvangst nemen.

Klantgerichtheid, goede communicatieve vaardigheden en nauwkeurig kunnen werken zijn dus belangrijke vaardigheden die je als secretaresse moet beheersen.

Als administratief medewerker zijn je kerntaken onder andere:

  • archivering;
  • invoeren van administratieve gegevens in de bedrijfssystemen;(financiële) mutaties verwerken;
  • controleren en verwerken van formulieren en andere belangrijke documenten.

Handigheid met computers en het snel eigen kunnen maken van bepaalde softwareprogramma’s is zoals je ziet in deze functies wel een basisvereiste.

De administratieve branche is aan het veranderen

Zoals binnen alle vakgebieden kan digitalisering voor een hoop opschudding zorgen. Zeker binnen het administratieve vakgebied is dit het geval. Want het automatiseren van werkprocessen maakt menselijk handelen in sommige gevallen overbodig. Met reorganisaties en ontslagen als gevolg.

De rol van de administratief medewerker verschuift hierdoor steeds meer naar een controlerende en adviserende rol. ook biedt het kansen voor omscholing naar meer gespecialiseerde rollen als assistent-accountant of servicedeskmedewerker ICT.

Administratief medewerker vacatures

Voor administratieve vacatures kun je terecht bij alle grotere uitzendbureaus, zoals Randstad, Unique of Youngcapital.

Administratief medewerker opleiding

De allerbekendste opleider als het gaat om supportprofessionals is natuurlijk Schoevers. Ooit vooral bekend om haar secretaresse opleiding, maar inmiddels een breed opleidingsaanbod voor ondersteunende functies, zoals (directie)secretaresse, officemanager of personal assistent.